Przepływ informacji w procesach dystrybucji

Skuteczne zarządzanie logistyką w procesach dystrybucji wymaga stosowania licznej dokumentacji, która ma na celu zarówno przedstawienie stanu rzeczywistego przepływu fizycznego towarów, jak i umożliwienie wyciągania wniosków co do ewentualnych zmian w przyszłości.

Specyfika procesu dystrybucji narzuca konieczność pozyskiwania wielu danych i informacji dotyczących nie tylko samego fizycznego przepływu towarów, ale również:

• finansów,
• sprzedaży i terminów realizacji zamówień,
• uwarunkowań procesu produkcji i terminów spływu wyrobów gotowych do magazynu,
• poziomu zapasów utrzymywanych w magazynie,
• uwarunkowań transportowych,
• czasów napraw środków transportu.

Wszystkie te czynniki powodują, że dokumentacja procesu dystrybucji wymaga kompleksowej znajomości procesów zachodzących w całym łańcuchu dostaw, które mają wpływ na realizację zamówień klienta.

W dobie ciągłego rozwoju gospodarczego konieczne jest wykorzystywanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie dystrybucją w celu szybkiego pozyskiwania aktualnych danych i informacji. Systemy informatyczne umożliwiają obecnie również nadzorowanie przepływu dokumentów przez przedsiębiorstwo i cały łańcuch dostaw, a także ich automatyczne tworzenie. Dzięki systemom informatycznym dokumentacja jest oparta na aktualnych, szybko zmieniających się danych, co umożliwia trafne podejmowanie decyzji.

Logistyczny łańcuch dostaw bazuje w zasadniczej części na sprawnej dystrybucji, gwarantującej zarówno fizyczny przepływ towarów, jak i informacji związanych z transferem. Fizyczny przepływ towarów jest podstawową funkcją z punktu widzenia zarządzania łańcuchem dostaw. Jednak przepływ informacji między poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw przysparza wielu problemów. Jest to często spowodowane wykorzystywaniem różnych systemów informatycznych wspomagających zarzadzanie przez partnerów biznesowych. Integracja informacji w łańcuchu dostaw jest jednym z kluczowych czynników uzyskania przewagi konkurencyjnej i szybkiego dostosowania się do zmieniających potrzeb rynkowych.

Uwzględniając specyfikę organizowania i monitorowania przepływów informacyjnych w procesie dystrybucji, należy zatem zwrócić uwagę na systemy informatyczne wspomagające zarządzanie łańcuchem dostaw i problemem ich integracji w praktyce gospodarczej¹.

1 Śliwczyński B, Koliński A, Organizacja i …, op. cit., s. 211-212.